Czy zdążyło Ci się w pracy rozwlekać swoje zadania na całe osiem godzin, chociaż gdybyś się trochę zmobilizował, to te same zadania mógłbyś wykonać w dwie lub trzy godziny? No przyznaj się…
Dlaczego nie wyrabiamy się z czasem, gdy mamy go dużo?
W firmach często brakuje zachęty do efektywnego zarządzania swoim czasem w pracy. Wychodzimy z założenia, że jesteśmy uwięzieni w biurze i musimy znaleźć sobie jakieś zajęcie, żeby jakoś wypełnić ten czas. I jak mamy do zagospodarowania osiem godzin, to wypełniamy te osiem. Jak będziemy mieli dwanaście, to wypełnimy dwanaście. Oczywiście w międzyczasie będziemy czytali coś w sieci, pili kawę, rozmawiali ze współpracownikami i spędzimy osiemdziesiąt minut na godzinnej przerwie. Przy okazji wyjdziemy zapalić ze dwa razy i osiem godzin jakoś zleci.
Jeśli choć raz zdarzyła Ci się taka sytuacja to koniecznie musisz zainteresować się poniżej opisanym prawem!
„Praca rozrasta się tak, aby wypełnić czas niezbędny do jej wykonania” – mówi Cyril Parkinson, brytyjski historyk i pisarz, który po raz pierwszy zaprezentował owo twierdzenie w 1955, krytykując coraz powszechniejszy system biurokracji. Zostało ono nazwane Prawem Parkinsona.
Czas jest marnowany, ponieważ jest dostępny w tak dużych ilościach
Prawo to mówi, że jeżeli ktoś ma określony czas na wykonanie zadania, to wykona je nie wcześniej niż w tymże czasie. Zapewne każdy z nas jest w stanie potwierdzić to przedziwne zjawisko, bazując na własnym doświadczeniu. Ile razy zdarzyło ci się zwlekać z realizacją ważnego zadania do ostatniej chwili? Mimo, że miałeś na nie dużo czasu, to z jakichś nieokreślonych powodów, zmobilizowałeś się w ostatniej chwili, pracując w stresie.
Jeżeli mamy dużo czasu na wykonanie zadania, to często zaczynamy zastanawiać się nad sposobem jego realizacji i komplikujemy sobie pracę, dodając niepotrzebne czynności. Kiedy mamy tzw. „nóż na gardle” i musimy szybko rozwiązać problem, błyskawicznie zrealizować projekt, to okazuje się, że jesteśmy w stanie to zrobić i to niejednokrotnie ze znakomitym rezultatem.
Krótki termin realizacji zmusza nas do koncentracji, maksymalnego skupienia i sięgania do swoich zdolności.
A więc jak wykonać zadania ośmiogodzinnego dnia pracy w czasie znacznie krótszym?
Ze wszystkich zadań, jakie masz wykonać, wybierz te, które przynoszą Ci największe zyski. Następnie na ich zrealizowanie wyznacz sobie krótkie terminy, aby zmusić się do działania. Planując zadania po prostu, nie dawaj sobie na ich wykonanie zbyt wiele czasu. Twórz sobie odpowiednie bloki czasowe, w których poświęcaj się wykonywaniu konkretnych rzeczy. I gotowe!
Poniżej znajduje się kilka wskazówek, które pomogą Ci wprowadzić do swojej pracy więcej efektywności i produktywności:
Kończ pracę o ustalonej godzinie.
Jeśli to możliwe to dodaj sobie dzień wolnego. Zamiast pracować czterdzieści godzin tygodniowo pracuj trzydzieści dwie. Zrób sobie piątek albo poniedziałek dniem wolnym od pracy.
Narzucaj krótkie terminy. Ustal jasne granice co i do kiedy ma być zrobione.
Zmniejsz wyznaczony czas na zadania, które wcześniej ustalałeś więcej czasu.
Zachęć się do wcześniejszego zakończenia. Znajdź sobie sposób nagradzania, za szybciej wykonaną pracę. I pracując skupiaj się na niej. Tylko pamiętaj, wymyśl dla siebie zachętę, która naprawdę zmobilizuje Cię do produktywnej pracy.
Wyznacz sobie również jakiś system kar, który pozwoli Ci się jeszcze bardziej mobilizować do działania, żeby ich uniknąć.
Wyznacz sobie kolejne zadania. Tracisz masę czasu na zastanawianiu się, jakie zadanie ma być następne. Rób tak, aby zawsze mieć coś w kolejce.
Zacznij trening wyznaczania sobie czasu od małych rzeczy np. sprawdzania skrzynki mailowej.
Uwierz, że mając te ograniczenia, będąc w pełnym skupieniu, jesteś w stanie wykonywać zaplanowane działania o wiele szybciej.
Dąż do największej efektywności w każdej minucie swojej pracy. A okaże się, że będziesz pracować krócej i mniej.
Na koniec jeszcze bardzo ważna informacja. W momencie, gdy dojdziesz do perfekcji i zacznie udawać Ci się zaplanowane zadania wykonać w czasie o połowę krótszym niż zwykle, to nie przesadzaj z pracą! To, że wcześniej te zadania zajmowały Ci znacznie więcej czasu to nie znaczy, że teraz masz pracować dwa razy więcej.
Jak przytłoczysz się pracą, to prędzej czy później takie działanie i da Ci się we znaki. Dlatego nucz się wykorzystywać pozyskany czas wolny do tego, aby po prostu być szczęśliwym. Spędzaj czas z rodziną, bądź rozwijaj swoje pasje. Po prostu zrób coś dla siebie.
Literatura:
Parkinson C. (1971) Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem, tłum. J. Kydryński, wydanie 3, wydawnictwo: "Książka i Wiedza", Warszawa.
Krejca-Pawski I. (2017) Elastyczne zarządzanie czasem", Wydawnictwo Edgard, Samo sedno, Warszawa.
Comments