Kto z nas nie skarży się na brak czasu?
Jak często narzekamy „nie wyrabiam się” albo „mam urwanie głowy”?
Dlaczego tak się dzieje?
Według Timothy’ego Ferriss’a autora bestsellerowego poradnika „4-godzinny tydzień pracy”, odpowiedzialność za ten fakt ponosimy my sami! A dokładnie nasza nieumiejętność wybierania i zajmowania się kluczowymi zadaniami, czyli nieefektywne zarządzanie czasem naszej pracy. Jak możemy to zmienić, aby pracować efektywniej?
Otóż z pomocą przychodzi nam Zasada Pareto!
Formuła matematyczna, według której 80% wyników wypływa tylko z 20% nakładów.
Interpretacja tej zasady pokazuje, iż mniejszymi środkami oraz wysiłkiem można osiągnąć dużo większe korzyści czy efekty naszej pracy. Najczęściej zasada ta, nazywana jest Zasadą 80/20. Schemat leżący u podstaw tej zasady odkrył w roku 1897, włoski ekonomista i socjolog Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848-1923). W trakcie swoich badań przyglądał się on schematom dochodów i bogactwa w dziewiętnastowiecznej Anglii. Zauważył przy tym, że badane przez niego obszary cechowały się wieloma schematami. Jako pierwsze zauważył, że większość dochodów i bogactwa przypada na mniejszość ludzi. Analizując ten fakt, odkrył dwa kolejne, które były bardziej znaczące. Spostrzegł stałą matematyczną relację między liczbą ludzi, a wielkością ich dochodów czy bogactwa, która była przewidywalnie niezrównoważona. Następnie pokazał powtarzalność tego schematu nierównowagi - bez względu na to czy badał dane z różnych krajów czy też historyczne lub dostępne w jego czasach, powtarzał się ten sam schemat nierównowagi. Niestety Pareto, mimo szerokiego zastosowania i dużego znaczenia swego odkrycia, bardzo źle je opisał. Dopiero w 1951 r. Joseph Juran (1904-2008) opublikował "Quality Control Handbook", w którym zawarł zasadę "kluczowych nielicznych i błahych licznych".
Opisał on większą ilość zjawisk za jej pomocą:
80% problemów jest powodowanych przez 20% przyczyn,
80% zysków wnosi 20% klientów,
80% sprzedaży jest generowane przez 20% sprzedawców,
80% wypadków jest powodowanych przez 20% kierowców,
20% zadań zabiera 80% czasu.
Liczb 20 i 80 nie powinno się traktować jako jedyne rozwiązanie, najczęściej są one tylko pojawiającą się proporcją w obserwacjach, równie dobrze może to być większa lub mniejsza proporcja.
Zasada ta posiada jedno słuszne stwierdzenie:
Nie zdarza się, aby 100% nakładów przyniosło 100% efektów.
Biorąc pod uwagę tą zasadę, należy wychwycić te czynności, które generują największe efekty (pomijając przy tym inne, mniej wartościowe), optymalizując w ten sposób nasze działania.
Gdy przyjmiemy to założenie, analizując własną pracę, szybko dojdziemy do wniosku, że istnieje 20% takich działań, których wykonanie przynosi 80% pożądanych rezultatów.
Jak skorzystać z zasady Pareto zarządzając swoim czasem?
Zadaj sobie poniższe pytania:
1. Jakie 20% czynności muszę wykonać, by zrealizować 80% planu?
Które działania są kluczowe w mojej pracy? Które sprawiają, że efekty pracy szybko się pojawiają?
Zadawaj sobie te pytania, zanim zaczniesz pracę, aby koncentrować się na czynnościach priorytetowych. Być może dobrze zorganizowane zebranie na starcie projektu i właściwy podział działań w zespole sprawią, że praca będzie się dalej toczyła sama.
2. Które 20% przyczyn powoduje 80% moich problemów?
Które z napotykanych przeze mnie przeszkód rozrasta się do rozmiaru wielkich trudności? Gdy je rozpoznasz, skoncentruj się na tym, aby je ograniczyć.
Celem jest wyjaśnienie i wyeliminowanie przyczyn braku wydajności oraz znalezienie własnych silnych stron, by jeszcze je wzmocnić.
Na tych działaniach powinieneś się skupić, by jak najlepiej wykorzystać swój potencjał.
Chcąc wykorzystać Zasadę Pareto w swoim życiu, warto przyjrzeć się własnym aktywnościom również z innej perspektywy i znaleźć odwrotną zależność.
Nazywamy to „odwróconą Zasadą Pareto”.
Chodzi tutaj o to, aby znaleźć te 20% działań, generujących 80% problemów i przeszkód, przez które nie wykorzystujesz w pełni swojego potencjału.
Jak je znaleźć?
Odpowiedz sobie na następujące pytania:
1. Jakie jest 20% Twoich zachowań i działań, które rodzi najwięcej przeszkód i utrudnia Ci osiąganie celów?
2. Które 20% konkretnego działania możesz wykluczyć, przez które niepotrzebnie tracisz czas i energię?
Co dalej z nimi robić?
Możesz je pominąć, uprościć, zautomatyzować lub delegować.
W ten sposób wykorzystasz Zasadę Pareto podwójnie!
Nie wszystkie zadania, które wykonujemy, są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto, możesz skupić się tylko na tych 20% zadań, które przyniosą Ci największą korzyść. Wykorzystuj Zasadę Pareto w zarządzaniu czasem w swojej pracy, a po prostu będziesz robił mniej, uzyskując więcej!
Literatura:
Ferriss. T. (2011). 4 godzinny tydzień pracy. Uwolnij się od schematu od 9 do 17. Dołącz do niezależnych finansowo, MT Biznes.
Koch R. (1998). Zasada 80/20. Lepsze efekty mniejszym nakładem sił i środków, Wydawnictwo Medium, Warszawa.
Comentários